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Vom Thema „Das papierlose Büro“ liest man häufig an verschiedenen Stellen, doch vorzustellen ist es nur sehr schwer. Der Grund daran ist häufig das sich etwas völlig falsches unter einem papierlosen Büro vorgestellt wird. Das Ziel ist es nicht jegliches Papier in einem Büro zu verbannen, sondern es zu digitalisieren und zu archivieren, so dass man ab diesem Zeitpunkt nur noch mit digitalem Papier arbeitet. Denn natürlich kommt auch der neue Steuerbescheid und die ein oder andere Rechnung weiterhin auf gedrucktem Papier, das können Sie nicht beeinflussen. Mit wenigen Handgriffen ist das allerdings digitalisiert und in Sekunden auffindbar.

Das papierlose Büro

Das papierlose Büro

Was genau ist das papierlose Büro?

Sie kennen doch sicher auch die diversen Stapel Papier die sich an verschiedenen Stellen im Büro wachsend Richtung Himmel türmen. Diese werden von Zeit zu Zeit (manch einer macht das konsequent) in die entsprechenden Hefter einsortiert. Wenn man von diesen Unterlagen etwas benötigt dann geht das große suchen los. Denn es ist immer so das ein Dokument woanders abgeheftet wurde als man jetzt denkt, oder es einfach noch unsortiert in einen Papierstapel steckt. Und genau das gehört bei einem papierlosen Büro der Vergangenheit an. Denn alle diese Dokumente finden sich eingescannt auf der Festplatte oder in der Cloud, die Dokumente sind vollständig durchsuchbar, das heißt Sie finden das richtige „Papier“ innerhalb von Sekunden, und das ohne den Schreibtisch zu verlassen. Mit einem kleinen Trick ist dabei, wenn nötig, das Original ebenfalls in Rekordzeit gefunden, dazu weiter unten mehr.

Was ist für das papierlose Büro nötig?

Wir konzentrieren uns in diesem Artikel auf kleine Büros, Ihr Homeoffice und auch auf Ihre privaten Unterlagen. Für große Unternehmen mit dutzenden Mitarbeitern und einem Scanvolumen von mehreren Tausend Blättern pro Tag gelten natürlich andere Regeln.

Für Ihr kleines Büro ist nämlich gar nicht viel nötig, wenn Sie noch keinen Dokumentenscanner besitzen dann ist das die einzige Anschaffung die Sie tätigen müssen. Im Prinzip geht auch ein herkömmlicher Flachbettscanner wie Sie Ihn in jedem Büro finden, aber als Dokumentenscanner ist dieser eher ungeeignet und Sie verlieren schnell die Lust am papierlosen Büro.

Für den stationären Einsatz in Ihrem Büro müssen Sie mit rund 400 Euro rechnen, soviel kostet ein aktueller Scanner von Fujitsu oder Canon, mit diesem ist es spielend leicht Ihre Briefe und Unterlagen zu digitalisieren.

Neben einem Scanner ist die zweite Komponente ebenfalls wichtig, und das ist die Dokumentenmanagement Software. Denn die ganzen Scans nützen Ihnen wenig wenn Sie nicht durchsucht werden können. Aber hier müssen Sie keine große Suche betreiben, denn bei den Scannern liegt eine Dokumentenmanagement Software bei die für die meisten Ansprüche völlig ausreichend ist und sich in der Praxis als tauglich erwiesen hat.

In der Praxis sieht das so aus das die Scanner-Software automatisch alle Scans in einem Ordner auf Ihrem Computer speichert, direkt nach dem Scan wird die Texterkennung durchgeführt, somit ist jedes Dokument vollständig nach Wörtern oder Zahlen durchsuchbar.
Wenn Sie auf der Suche nach einem bestimmten Dokument sind dann geben Sie lediglich Stichwörter in den Suchschlitz und schon werden Ihnen alle Dokumente angezeigt die diese Suchwörter enthalten, ähnlich wie die Google Suche, nur das ausschließlich Ihre Dokumente durchsucht werden. Die Suche kann dabei mit verschiedenen Parametern verfeinert werden, zum Beispiel nur Dokumente die ein bestimmtes Wort enthalten welche in einem bestimmten Zeitraum gescannt wurden.

Scanner für das papierlose Büro

Scanner für das papierlose Büro

Dokumente in der Cloud

Die Cloud ist aus unseren privaten und beruflichen Leben nicht mehr wegzudenken, und auch beim papierlosen Büro spielt Sie eine immer größere Rolle. Denn moderne Scansoftware ist in der Lage direkt in Ihre Cloud zu scannen. Das heißt Sie legen die Dokumente in den Scanner, tippen die Scantaste und der Scanner legt die digitalisierten Dokumente direkt in Ihrer Cloud ab. Sie sind ab sofort von jedem Endgerät aus durchsuchbar, und das unabhängig vom Ort.

Dabei werden die beliebtesten Cloud Dienste von der Scansoftware unterstützt, zum Beispiel: Evernote, Google Docs, SugarSync und einige andere.

Das papierlose Büro im Selbstversuch

Natürlich ist alle Theorie grau, erst der Selbstversuch bringt ans Tageslicht ob, und welche, Vorteile ein papierloses Büro mit sich bringt. Deshalb haben wir es selbst getestet, seit rund einem Jahr läuft unserer Version des papierlosen Büros, und um eines vorwegzunehmen: anders nie wieder!

Der Anfang

Am Anfang stand die Anschaffung eines Dokumentenscanners, wir haben zu unserem späteren Testsieger gegriffen, dem Fujitsu ScanSnap iX500.

Da bereits seit geraumer Zeit Evernote genutzt wird lag die Entscheidung nahe Evernote auch für die Dokumentenverwaltung einzusetzen. Das einrichten der Scansoftware auf dem Computer und der WLAN Verbindung zwischen Scanner und PC war kinderleicht und in wenigen Minuten angeschlossen.

Was nun folgte war das wegscannen der Papierstapel mit Briefen die sich aktuell im Büro versammelten. Zunächst gab es ein großes Staunen über die Geschwindigkeit mit der der ScanSnap iX500 die Dokumente in sich hinein zieht. Sehr erfreulich dabei, man muss die einzelnen Papiere / Briefe nicht sortieren, die Software erkennt automatisch welche Seiten zusammen gehören. Man legt also einen großen Stapel Unterlagen in den Scanner, drückt die Scan-Taste und los geht’s.

Nach dem erfolgreichen Scan meldet sich die Scansoftware und fragt nach was man mit den Scans machen möchte, ein Klick auf Evernote und alle Scans werden importiert. Nun hat man die Scans als einzelne Notizen in Evernote vorliegen und kann diese wenn nötig mit Schlagwörtern versehen, das ist aber häufig nicht nötig da dank OCR der komplette Inhalt des Scans durchsuchbar ist.

Umgang mit Papier / Briefen im Alltag

Wichtig ist das Sie konsequent dabei bleiben damit nicht erst wieder große Papierstapel entstehen, doch wenn Sie einmal die Vorteile erkannt haben dann wird das beinahe tägliche Scannen neuer Briefe und Unterlagen in Ihren Workflow übergehen ohne das Sie davon Notiz nehmen.

Praxistipp:

In unserem kleinen Büro haben wir das Scannen und abheften der Originale folgendermaßen gelöst.

Statt vieler Ordner (Finanzamt, KFZ, Büro/Haus usw.) Gibt es nur noch einen der mit „Briefe + Jahreszahl“ beschriftet ist. In diesem Ordner sind Trennstreifen, für jeden Monat einen. Kommt nun neue Post wird diese sofort nach dem Öffnen eingescannt, in Evernote gespeichert und in dem entsprechenden Monat des Jahresordners abgeheftet,

Wenn man diesen Brief (Rechnung, Urkunde oder sonstiges) nun wieder benötigt dann sucht man Ihn in Evernote und hat Ihn in wenigen Sekunden gefunden. Benötigen Sie dazu das Original dann schauen Sie einfach in dem Brief auf das Datum, Alternativ auf das Scandatum, nehmen Sie nun den Ordner passend zur Jahreszahl zur Hand und wechseln zum Trennstreifen des Monats, mit wenigen Handgriffen halten Sie nun das Original Schriftstück in den Händen.

So können Sie natürlich auch mit allen privaten Unterlagen (Versicherungspolicen, Kassenzetteln usw.) Verfahren.

Der Vorteil: Alle Dokumente liegen in Digitaler und durchsuchbarer Form vor und können trotzdem blitzschnell an der richtigen Stelle im Original gefunden werden.

So wird das heraussuchen von Unterlagen die Sie zum Beispiel für die Steuererklärung brauchen zum Kinderspiel.

 

Fazit: Das papierlose Büro in dieser vorgestellten Form ist für uns nicht mehr wegdenkbar, kein ewiges Suchen und kramen in den (falschen) Heftern. Alles ist blitzschnell abrufbar. Sie sollten es unbedingt selbst probieren.