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Dokumentenscanner

In jeder Firma bzw. in jedem Büro ist auch ein Scanner zu finden, meist ein Flachbettscanner als Kombigerät mit dem Drucker. Und ein Scanner ist mittlerweile zum unverzichtbaren Hilfsmittel in jedem Büro geworden, denn alle Briefe und Unterlagen werden zunehmend digitalisiert.

Ob geschäftliche Post oder private Unterlagen, wenn es einmal digitalisiert ist findet man es innerhalb von Sekunden im passenden Archiv. Doch beim Einscannen von Unterlagen kommen herkömmliche Flachbettscanner schnell an Ihre Grenzen. Briefpost ist meist beidseitig bedruckt, es muss jedes Blatt einzeln in den Scanner eingelegt werden und nach dem Scan auch noch gewendet werden um die Rückseite einzuscannen. Das ist sehr umständlich und kostet viel Zeit.

In Automatische Dokumentenzufuhr (ADF) die man auf vielen Kombigeräten findet können zwar mehrere Blätter eingelegt werden, aber auch hier bleibt das Problem wenn die Dokumente vorn und hinten bedruckt sind.

Einzig sinnvolle Lösung um Dokumente jeder Art schnell und einfach zu digitalisieren sind sogenannte Dokumentenscanner. Diese speziellen Dokumentenscanner zeichnen sich durch einige Besonderheiten aus, zum Beispiel: leistungsfähige und intelligente Papierzuführung, Duplexeinheit und extrem hohes Scantempo. In einen guten Dokumentenscanner legen Sie einen Stapel Dokumente ein, drücken auf Scannen und er erledigt den Rest, das heißt er erkennt welche Blätter zusammengehören, scannt die Unterlagen egal in welcher Größe Sie sind, er scannt auch Thermopapier wie zum Beispiel Tankrechnungen, er sortiert Seiten ohne Inhalt automatisch aus, er richtet schief gescannte Dokumente selbstständig aus, und zu guter Letzt erkennt er den gescannten Text und macht das Dokument somit erst durchsuchbar. Denn ohne die Texterkennung, OCR genannt, ist die eingescannte Datei für den Computer lediglich ein Bild ohne Inhalt. Erst durch die Texterkennung wird das Dokument durchsuchbar.

Dokumentenscanner Fujitsu ScanSnap iX500

Dokumentenscanner Fujitsu ScanSnap iX500

Besonders die Schnelligkeit mit der beidseitig gescannt wird ist sehr beeindruckend, die besten Dokumentenscanner scannen bis zu 50 Seiten pro Minute! Solange braucht ein herkömmlicher Flachbettscanner zum Aufwärmen. Bei den Scannern aus unserem Test passen übrigens 50 Blatt auf einmal in den automatischen Dokumenteneinzug. Sie können also 50 beliebige Dokumente einlegen und per Knopfdruck werden diese hintereinander, beidseitig und rasend schnell eingescannt.

Dokumentenscanner mit WLAN Funktion

Ganz wichtig ist sicher nicht nur uns das der Dokumentenscanner eine WLAN Verbindung zum Computer aufbauen kann. Denn so brauchen Sie nur eine Steckdose und können den Scanner beliebig aufstellen, im Idealfall auf dem Schreibtisch wo Sie Ihn schnell und ohne Umwege erreichen können. Die Scann-Geschwindigkeit ist übrigens unabhängig von der WLAN Verbindung. Bei den meisten Scannern können Sie aber nicht nur auf Ihren Computer, sondern direkt auf ein Mobilgerät, ein Smartphone oder ein Tablet scannen, sofern sich diese im selben WLAN Netz befinden. Wenn Sie also Dokumente auf dem Tablet lesen möchten legen Sie diese in den Scanner, drücken die Scantaste und schicken die eingescannten Dokumente ohne Umwege direkt auf das Tablet oder Smartphone wo diese dann, unabhängig vom Ort, gelesen werden können.

Die Scansoftware

Doch der Scann ist nur so gut wie seine Scansoftware mit der er bedient wird, bzw. die die Scans bearbeitet bzw. weiterverarbeitet. Den führenden Herstellern der Scanner liegt jedem Gerät eine sehr gute Software bei, es wird häufig mit einer sogenannten Quick-Software gearbeitet. Das heißt lästige Einstellungen werden Ihnen weitgehend abgenommen und Sie können direkt mit einem Klick die Scans weiterverarbeiten. Im Praxisbeispiel heißt das: Sie legen einen Brief ein der mehrere Seiten lang und vorn sowie hinten bedruckt ist. Jetzt drücken Sie die Scantaste auf dem Scanner, innerhalb weniger Sekunden ist der Brief gescannt und auf dem Bildschirm Ihres Computers öffnet sich ein Quick-Menü. In diesem wählen Sie aus was mit dem Scan passieren soll, zum Beispiel: „Scan to Email, Scan to Folder, Scan to Evernote“ und so weiter. Das heißt mit nur einem Klick am PC wird der Scan dahin geschickt wo Sie Ihn gern hätten. Leichter kann es wirklich nicht sein.

Dokumentenscanner mit Anbindung an die Cloud

Heutzutage geht fast nichts mehr ohne Cloud, Zugriff auf Ihre Dokumente immer und von überall. Ein Internetfähiges Endgerät genügt und Sie haben Ihre Dokumente in „der Hand“. Moderne Dokumentenscanner unterstützen natürlich auch die gängigsten Cloud Dienste, über das Quickmenü kann direkt in die Cloud gescannt werden, unterstützt werden dabei häufig: Evernote, Google Docs, Dropbox und einige mehr.

Papierloses Büro dank Dokumentenscanner

Ein guter Dokumentenscanner trägt einen sehr großen Teil zum „papierlosen Büro“ bei bzw. ist die Grundvoraussetzung dafür. Die Papierstapel die sich auf dem Schreibtisch stapeln um darauf zu warten endlich in entsprechende Ordner einsortiert zu werden kennt wohl jeder.
Das Problem so ein einsortiertes Dokument wiederzufinden kennt auch jeder, viele Ordner müssen jeden Tag geöffnet und durchsucht werden. Das alles gehört bei einem Papierlosen Büro der Vergangenheit an, jede Schriftstück was Sie erreicht, die tägliche Post, alles was Papier ist muss konsequent sofort eingescannt werden. Dank OCR Texterkennung werden diese Dokumente innerhalb von Sekunden durchsuchbar und sind so jederzeit in Rekordzeit gefunden, bei Cloud Anbindung sogar unabhängig von Ihrem Büro.
Sie brauchen nur noch einen Ordner in dem Sie die Originale nach Datum einheften, wenn Sie einmal ein Original brauchen dann schauen Sie auf das Datum des Scans und schlagen den Ordner im passenden Monat auf.

Ab wann lohnt sich ein Dokumentenscanner?

In einem kleinen Büro oder Homeoffice lohnt sich immer ein Dokumentenscanner wenn es in Richtung papierloses Büro gehen soll. Die Scanner sind mittlerweile nicht mehr so teuer das man über eine Anschaffung lange überlegen muss. Man muss sich immer die enorme Zeitersparnis vor Augen halten die sich sparen lässt, Dokumente in verschiedene Ordner einsortieren und wieder zu finden gehört der Vergangenheit an.

Aber ein Dokumentenscanner lohnt sich nicht nur in einem Büro,  auch in einer Familie kann er mit all seinen Vorteilen eingesetzt werden. Durch die WLAN Anbindung kann der Drucker zentral in Haus oder Wohnung aufgestellt werden, dank Netzwerkunterstützung kann jedes Familienmitglied schnell und unkompliziert seine Dokumente einscannen und archivieren.
In jeder Familie mit Kind sammeln sich über das Jahr viele Briefe an, vom Kindergarten, der Schule, Behörden und so weiter, stellen Sie sich vor all diese werden mit wenigen Klicks in Sekunden gefunden.

Besonders interessant ist auch die Möglichkeit Rechnungen jeder Art einzuscannen, wie oft geht etwas kaputt und man überlegt wann man es gekauft hat um eventuell die Garantie oder Gewährleistung zu nutzen. In Zukunft nehmen Sie Ihr Smartphone zur Hand oder setzen sich an den Computer und geben ein „Kaffeemaschine Rechnung“ einen Augenblick später werden Ihnen die entsprechenden Rechnungen angezeigt, das stundenlange kramen und Schuhkartons voller Rechnungen gehört der Vergangenheit an.

Wer braucht einen speziellen Scanner für Dokumente?

Jeder der ein eigenes Geschäft / Gewerbe hat und auch jede Familie, denn anhand der kurzen Beispiele oben können Sie in etwa abschätzen wieviel Ihnen ein Scanner für Dokumente bringen wird. Wir haben eine extra Seite mit Praxisbeispielen erstellt, falls Sie noch am Zweifeln sind ob Sie sich so ein Gerät zulegen sollten.

Dokumentenscanner Canon imageFORMULAR

Dokumentenscanner Canon imageFORMULAR

Dokumentenscanner für unterwegs

Unter den Dokumentenscanner gibt es noch eine Spezifikation, nämlich Dokumentenscanner für unterwegs, es gibt spezielle Geräte für den mobilen Einsatz. Diese finden Ihren Einsatz bei Vertreter, Gutachtern und bei allen die auf ein mobiles Büro angewiesen sind. So werden Dokumente direkt vor Ort digitalisiert.

Einen Dokumentenscanner kaufen

Wenn Sie sich einen Dokumentenscanner kaufen möchten dann schauen Sie in diese Kategorie, dort haben wir die aktuellen Geräte für Sie vorgestellt und auf Vor- und Nachteile hingewiesen. Kaufen können Sie natürlich direkt Online.

Hier gelangen Sie zu einer großen Auswahl an verschiedenen Scannern für Dokumente.